高效优质会议管理与邮件管理技巧

1. 了解企业会议的目的、种类和体系

2. 了解会议效率不高的原因及对策

3. 掌握有效为会议做准备的要领

4. 参加会议要注意的问题和技巧

5. 掌握主持会议及会议管理的相关操作技巧

6. 熟悉和掌握部门和个人的邮件使用的规范和方法

课程纲要：

一、高效会议管理部分

一、高效企业会议管理的基础

1、会议的种类

1）日常例会        2）专题会议        3）部门会议与公司会议

2、高效会议与低效（或无效）会议案例分析

1）高效会议案例：生产调度会开成行动计划会

2）低效会议案例：销售分析会议为何开成发泄抱怨会议并影响团队士气？

二、企业为什么会开一些低效会议？

1、会议前的准备与会议选题问题

2、会议中的执行操作与意外处置

3、会议后的记录、决议、成果总结技术

 实案：这个会议是低效会议吗？

三、组织会议的方法技巧

1、分析会议的必要性

--尝试取消或减少不必要的会议

2、有效的充分准备

1）如何确定会议目标?

2) 明确议题如何明确？

3）谁需要参会？

4）会议主持人选是谁？

3、明确有效的会议通知与议程、会议材料准备

   1）会议通知的几种方式优劣比较

  2）会议议程制定的原则和技巧

  3）如何进行会议材料的准备

4、会议的时间观念

1）如何掌握合适的会议提前通知期

2）会议时间控制

5、会议进程按部就班

1）依议程控制会议的进程，

2）警惕临时性议题干扰

6、会议成果如何形成？

  1）会议成果的适时总结

  2）促成决议（结论、结果）的几种方法和技巧

7、高质量的会议记录与会议纪要

1）正式的会议纪要如何形成？

2）决议形成后的执行如何跟进？

3）会议决议执行结果的反馈制度工具举要

四、会议主持技巧与会议沟通

1、开场白的引导技巧

2、主持人如何倾听？

3、应对与反馈的技巧

4、会议局势的掌控

 案例演练：管理制度调整的会议

五、如何做高效会议的参会者

1、明确参会主题和目的

2、积极热情的态度是会议美德的表现

3、如何倾听他人发言？参与讨论的技巧有哪些？

4、如何明确自己的观点、建议与质询？

5、应对不同观点发言的策略

1) 与自己意见不同时，先表理解和赞同

2）有不同意见时，可用引伸式

六、会议中的常见典型问题及其应对策略

1、参会人发难的原因、预防及应对

2、注意力不集中分心的原因、预防及应对

3、会议出现争议的原因、预防及应对

4、与会者拒绝参与讨论的原因、预防及应对

5、与会者情绪变化的原因、预防及应对

6、少数人垄断会议的原因、预防及应对

7、主持人自己离题的原因、预防及应对

 案例：头脑风暴的会议如何形成决议？

第二部分：企业信息管理之——邮件管理

1、 邮件管理的范畴与内容

什么是有效邮件

你的邮件如何被拉进垃圾箱？

邮件管理有哪些规则？

邮件管理要建立的分类原则有哪些？

部门邮件管理与个人业务邮件

邮件写作的方法和技巧概述

2、 邮件写作

清楚明了——关于邮件的主题拟定

几种失败的邮件主题案例

恰当的称呼与问候

开头和结尾的问候

邮件的正文写作注意事项

附件使用的原则与方法

邮件写作的字号与字体选择

结尾签名的注意要点

3、 电子邮件中的职场礼仪

邮件中的语气与基调如何拿捏？

复杂事情简单表述——分重点的方法

邮件信息的完整性掌握

自毁形象的拼写错误与错别字——检查的方法

图片表格的配合使用要严肃合理

发送和回复邮件的跟进要点与规范

不要就同一问题多次回复讨论，不要盖高楼

4、邮件管理中的特别注意事项

需要原则

保密原则

准许管理原则

细节成败原则